miércoles, 5 de diciembre de 2012

3.5 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos

3.5 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos

Este estudio deberá ser rendido por personal técnico, a quien se le haya encomendado en forma especifica dicha labor, y deberá contar con diseños o prediseños de lo que se deberá contratar, en el caso en que éstos sean necesarios.

El estudio técnico en el proceso de contratación, brinda elementos de juicio sobre el valor total de lo contratado, y la realización en debida forma de los mismos, evita que a futuro la entidad se enfrente a:

  • Declaratoria desierta de la licitación.
  • La necesidad de ajustar una vez en ejecución el contrato, lo contratado con la realidad del servicio u obra que se pretende.
  • Reconocimiento de mayores costos.
  • Y en casos extremos, desequilibrio contractual, donde debido a los cambios realizados por la administración con el objeto de ajustar el contrato, se causa detrimento al contratista.

Cuando las Direcciones Regionales o Centros de Formación Profesional, no cuenten con el personal en planta que pueda satisfacer la debida realización de estudios técnicos, deberá solicitar el soporte respectivo, al área competente de la Dirección General, con el objeto de que éstos sean efectuados en debida forma. 

3.5.1 Adquisición de software

 
Software:

En términos generales se puede definir que el Software es un conjunto de programas para llevar a cabo un objetivo específico y a su vez un programa es un conjunto de instrucciones que realizan una tarea para cumplir dicho objetivo.

Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.

Una vez que se conocen los requerimientos de los sistemas que se va a desarrollar, se debe hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que se requieren y así elegir el más apto.

Preguntas se deben hacer en cuanto a requerimientos de Software:

  • ¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?
  • ¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?
  • ¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
  • ¿Cual es el volumen de datos a almacenar?
  • ¿Cual es el volumen de operaciones?
  • ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?
  • ¿Cuanto cuesta?
Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.

Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:

  • En el almacenamiento de datos.
  • En la producción de informes.
  • En la entrada de datos.
  • En la definición de parámetros.

Capacidad

  • El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.
  • El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
  • El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
  • Número archivos que pueden trabajar.

Previsión de Auditoría y Confiabilidad

  • Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.
  • Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.
  • Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

Apoyos del proveedor

  • Frecuencia del mantenimiento.
  • Servicios que se incluyen en el pago.
  • Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.
  • Horarios disponibles de servicio.
  • Saber si tienen servicio de emergencia.

Contratos de Software

Hay dos tipos de contratos:

  • Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente.
  • Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.

El software para Computadoras se puede clasificar en los siguientes tipos:

  • Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.
  • Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
  • Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema contable FIN700, de Remuneraciones PAYROLL, ARPA, etc.
  • Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como Software de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.

3.5.2 Adquisición de hardware

 
Hardware:

Hardware es la parte física, tanto interna como externa de un Computador. La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematizar o diferenciar de los tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios.

Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los accesorios o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para respaldos en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.

Se debe considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware:
Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.
Evaluación y medición de la computadora.
Compatibilidad.
Factores financieros.
Mantenimiento y soporte técnico.

Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características:

  • Tamaño interno de la memoria.
  • Velocidad de procesamiento.
  • Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.
  • Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.
  • Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.

Selección de Hardware.

Los criterios para seleccionar hardware son:
Equipos:

  • La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos.
  • Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo),
  • horizontal (con otros equipos).
  • Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
  • Tiempo de garantía.
  • Tecnología de "punta" (Alta).

Proveedor: Debe tener las siguientes características:

  • Reconocido prestigio local.
  • Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos.
  • Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
  • Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
  • Tiempo de entrega oportuno.

Precios: Se debe considerar lo siguiente:

  • Condiciones de pago.
  • Detallado por componentes de la configuración.
  • Descuentos por volumen.
  • Costo de mantenimiento.

3.5.3 Solicitud de propuesta

Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad específica.

Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito.

La Solicitud de propuestas debe ser hecha por escrito.

La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones que deberán incluir:

    • Información general
    • Objetivo
    • Propósito
    • Fecha limite de entrega
    • Fecha limite de aclaraciones
    • Cobertura de requerimientos
    • Solicitud de descripción detallada del producto o servicio
    • Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario.
    • Coordinar presentaciones
    • Documentación

Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos:

  • Objetivo el software
  • Propósito del software
  • Deseables del software
  • Cobertura del software
  • Descripción detallada del producto o servicio
  • Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario.

3.5.4 Evaluación de propuesta

Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.

Una vez que se han recibido y abierto los documentos de la licitación, el dueño y/o el comité examinador o evaluador revisarán los documentos de licitación para ver si están completos y correctos y luego otorgar la adjudicación, previendo cualquier requerimiento preliminar para otorgamiento, tales como el pago de un seguro de garantía o seguro de cumplimiento, ha sido satisfecho.

Es te tipo de Evaluación de propuestas también es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos:

  • Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de propuesta)
  • Analizar propuesta
  • Costo
  • Disponibilidad
  • Calidad
  • Soporte y mantenimiento
  • Configuración
  • Ambiente de software
  • Documentación

3.5.5 Financiamiento

La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindándole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economía y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector económico en el cual participan.

La provisión de financiamiento eficiente y afectivo ha sido reconocida como un factor clave para asegurar que aquellas empresas con potencial de crecimiento puedan expandirse y ser más competitivas.

Financiación Propia:


Lo primero que debe hacer una empresa, cuando necesite financiación, Es averiguar si ella posee esos medios y si son utilizables. Un exceso de recursos financieros disponibles o un capital de trabajo muy alto, así como inmovilizaciones excesivas (por ejemplo, máquinas en desuso), pueden ser la fuente de financiación propia, que la empresa esta buscando. Es la financiación más económica y la que origina menores dificultades de obtención.

Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento.

3.5.6 Negociación de contrato

La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.

La negociación del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos:

1. Que sea justo
2. Puntos de negociación
3. Precios
4. Capacitación
5. Penalizaciones
6. Posibles problemas que se puedan presentar
7. Convenios, cláusulas y cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo).

Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cómputo tienen diferente tiempo de garantía, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garantía.

La negociación de contratos contendrá las condiciones mutuamente convenidas y la justa y equitativa distribución de beneficios. Estas breves líneas pretenden contribuir, desde la experiencia en estas negociaciones, con la construcción de capacidades en esta materia.

3.5.7 Garantía.

La Garantía Limitada es válida en América Latina para los Productos de Hardware fabricados o distribuidos por Compaq Computer Corporation. Para más información acerca de los términos y condiciones de la garantía limitada, consulte el documento de Declaración Mundial de Garantía Limitada para productos Presario, Handheld, desktops, notebooks y workstations para empresas y sevidores ProLiant, TaskSmart y NeoServer (inglés). Esta Garantía limitada puede ser aplicable en cualquier país en que Compaq o su proveedor de servicios autorizado ofrezca servicios de garantía sujetos a los plazos y condiciones que se establecen en esta declaración. La disponibilidad de servicio de garantía y el tiempo de respuesta de ésta pueden variar.

La siguiente tabla interactiva presenta información acerca del periodo de garantía que corresponden al producto de hardware que usted ha comprado. Haga clic sobre el nombre o categoría de producto para poder visualizar la información:

EN EL SITIO:

Significa que el cliente puede solicitar que la reparación bajo garantía se lleve a cabo en el trabajo o residencia del cliente. Cobertura en el sitio está disponible únicamente en áreas metropolitanas donde se encuentre un Proveedor Autorizado de Servicios Compaq. El tiempo de respuesta es altamente dependiente de la disponibilidad del cliente y la localidad donde se encuentre.

EN EL TALLER:

Requiere que le cliente lleve su hardware Compaq a un proveedor de Servicios Autorizado Compaq para efectuar la reparación bajo garantía.

Todos los repuestos llevan garantía limitada de 90 días, en el taller. Una vez instaladas en una CPU Compaq, la parte de repuesto lleva la mayor de, los 90 días o el resto de la garantía de la unidad donde está instalado. Si la parte de repuesto es instalada en un equipo que no es Compaq o en un equipo Compaq fuera de garantía, la garantía de la parte de repuesto permanece en 90 días, en el taller solamente. 

3.5.8 Permiso y licencias, derechos de autor

Permisos y Licencias.
El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.

El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas:

  • Toda dependencia podrá utilizar únicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".

  • Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.

  • El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.

  • Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.

  • Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.

  • El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.

  • Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.

  • El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.

  • Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.

  • La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".

  • Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.

  • Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.

  • El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.

Derechos de autor y licencia de uso de software.

El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible.
Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor.

El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:

  • Realizar copias o reproducciones de las obras.
  • Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
  • Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.
  • Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
  • Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.

3.5.9 Outsourcing

Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.
El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.

Razones para adoptar outsourcing

  1. Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.
  2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razón de ser de la compañía.
  3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
  4. Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

Razones estratégicas más importantes

  1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.
  2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
  3. Acelerar los beneficios de reingeniería.
  4. Compartir riesgos.
  5. Destinar recursos para otros propósitos.

El Outsourcing es aplicable a diferentes áreas de la organización, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc.

Sistemas outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres.
Según estudios realizados por Booz Allen en el año 1994 determinó una serie de situaciones como las siguientes.

El costo de comprar en las empresas fluctúa él entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que están compuestas por los siguientes costos.

  • Costos del departamento de compras: El proceso de elaboración de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores.

  • Costos de distribución: Recepción de los requerimientos por área, separación, empaque y distribución de los artículos, actualización de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional.

  • Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del área asignada, el personal que labora en el almacén y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercancía.

  • Costo de contabilización y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores.

  • Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario.

Ventajas:

  • Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos.
  • Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que existía antes.
  • Los trabajadores de la compañía pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio.
  • Atención especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organización y métodos para mejoramiento o eliminación de procesos.
  • Suministrar al sitio que el cliente le indique.
  • Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantación del EDI, intercambio electrónico gracias a la conexión en red que posee.
  • Alianzas estratégicas.
  • Reducción de espacio.

Beneficios adquiridos:

  • Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendrá un inventario, para realizar suministros de más de 6000 referencias para aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las marcas más preferidas en el mercado.
  • Reducción de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes:
  • Costo de Almacenamiento, costo de distribución, de contabilización y pagos, así como el costo financiero. 

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